Tư vấn tuyển sinh cần làm gì để xây dựng kịch bản gọi điện tư vấn hiệu quả mà không gây khó chịu cho phụ huynh, học viên?

Một cuộc gọi tư vấn hiệu quả cần tạo cảm giác hữu ích thay vì bị làm phiền, điều này phụ thuộc nhiều vào cách mở đầu và lắng nghe của tư vấn viên.

• Tìm hiểu trước thông tin cơ bản của người được liên hệ (nhu cầu, độ tuổi học viên, nguồn tiếp cận) để cá nhân hóa nội dung trao đổi ngay từ đầu.
• Mở đầu ngắn gọn, nêu rõ mục đích cuộc gọi và xin phép trước khi trình bày, ví dụ hỏi xem đây có phải thời điểm thuận tiện để trao đổi không.
• Ưu tiên đặt câu hỏi mở để xác định đúng nhu cầu và mối quan tâm thực tế của phụ huynh hoặc học viên, thay vì giới thiệu khóa học ngay từ câu đầu.
• Trình bày thông tin trọng tâm, tránh liệt kê quá nhiều chi tiết gây rối; tập trung vào điều người nghe thực sự cần biết.
• Tránh tạo áp lực phải quyết định ngay trong cuộc gọi; nên chốt bằng việc gửi thêm thông tin tham khảo hoặc hẹn mốc liên lạc tiếp theo.
• Ghi chú lại nội dung đã trao đổi để các lần liên hệ sau mạch lạc, không hỏi lại những thông tin đã có.
• Luôn giữ thái độ tôn trọng khi nhận được câu trả lời từ chối hoặc cần thêm thời gian suy nghĩ.

Nên xây dựng kịch bản theo hướng gợi mở vấn đề và lắng nghe trước, chỉ đưa thông tin khóa học khi đã hiểu rõ nhu cầu của người nghe.